No Workshop de inovação em Brasília, quando falei sobre Concepção de Produtos e Serviços, mencionei sobre práticas emergentes, como: Design Thinking, Service Design, Lean Inception e Agile. No momento das perguntas uma pessoa no auditório me perguntou sobre quem seria o responsável por executar os modelos mencionados? O product owner, o agile coach ou scrum master.
Respondi que todos, desde que se houve nessas pessoas o entendimento da necessidade de facilitar o processo.
Lidar com pessoas não é uma tarefa fácil. Isso porque todos nós, seres humanos, somos organismos muito complexos. Cada um de nós tem seu background, possui suas crenças e visões diferentes sobre determinados assuntos. Basta vermos as redes sociais para percebermos que discussões que deveriam ser saudáveis muitas vezes acabam virando zonas de guerra.
Quando tratamos de pessoas em empresas temos que entender que juntas, essas pessoas, nem sempre vão entrar em acordo. E isso não é de todo mal, afinal, quando discordamos abrimos espaço para reflexões e novas ideias podem surgir. Mas para que isso aconteça, é necessário que haja pelo menos uma figura que saiba conduzir a discussão a fim de que ela resulte em algo positivo. A essa figura damos o nome de facilitador.
Tenho percebido que o papel do facilitador é, para muitos, ainda muito nebuloso, sendo que há percepções erradas sobre a importância desse profissional. Para iniciar a discussão, proponho a pergunta:
O que é um facilitador?
Um facilitador é um tipo de liderança. Sendo mais específico, seria uma liderança orientada para um processo de interação entre pessoas. Desse modo, o facilitador gerencia o processo e não o conteúdo. O que isso significa exatamente?
O processo seria o “como”, enquanto que o conteúdo se preocupa com “o que”. “Como” e “O que” são dimensões diferentes de qualquer interação. Pense em uma reunião. O conteúdo é o que está sendo discutido, sejam os problemas, tarefas, processos ou quaisquer outros assuntos.
Já o processo é um aspecto invisível e, na grande maioria das vezes, ignorado, pois é algo silencioso. Ele trata de como tudo está sendo discutido: quais são as ferramentas e os métodos utilizados, qual é o formato de discussão, como é a dinâmica do grupo, qual é o estilo da interação, entre outros pontos.
Com isso conseguimos entender que o principal objetivo de um facilitador é o de gerenciar o processo, deixando o conteúdo para os participantes. Para que você compreenda um pouco mais, ao invés de ter a preocupação sobre “em que vamos trabalhar”, o facilitador se preocupa com “como vamos fazer determinado trabalho a fim de atingir ao objetivo proposto”.
Pensando que facilitar significa tornar algo mais fácil para que possa fluir sem problemas, entendemos o papel do facilitador como alguém que cuida para que um grupo trabalhe de forma eficaz e colaborativa, ajudando a gerenciar e a apoiar decisões.
Assim, ao fazer isso (ou seja, ao “facilitar”), o facilitador, com uma postura neutra, consegue promover a participação do grupo e a responsabilidade compartilhada entre os membros.
Comentei que facilitador é um tipo de liderança, certo?
Pois bem, como líder, o facilitador não apenas contribui para formação de equipes sólidas, mas também direciona o grupo para uma discussão coesa e um debate mais construtivo, encorajando todos a participarem e facilitando a interação entre membros.
Contudo, não é apenas na liderança que ele atua. O facilitador pode ser visto também como um árbitro. Pense em um jogo de futebol: qual é o papel do árbitro? Basicamente, ele é o profissional com autoridade para fazer cumprir as regras da partida.
Trazendo para nosso contexto de facilitação, como árbitro, é responsabilidade do facilitador não apenas garantir a ordem durante uma discussão ou implementar regras, mas também controlar os membros para que a interação seja positiva, sem discussões mais acaloradas que prejudiquem o processo.
Assim como um árbitro, o facilitador deve ser neutro, o que significa que o profissional tem uma visão mais pragmática e consegue manter-se imparcial. Para garantir que reuniões sejam iniciadas e concluídas conforme o estabelecido, o facilitador é responsável por marcar o tempo.
Vantagens de contar com um facilitador
Acima você conseguiu entender alguns dos benefícios de contar com esse profissional. Para simplificar, observe abaixo:
Um facilitador incentiva os participantes a colaborarem enquanto um tópico ou questão está sendo explorado,
É um profissional que conhece as metodologias relacionadas ao aprendizado e ajuda as pessoas a encontrar suas próprias soluções;
É ele quem garante o planejamento e condução de workshop/treinamento de maneira eficiente.
Por que pensar em facilitador?
Sei que não devemos responder uma pergunta com outra, mas nesse caso preciso perguntar a você: quantas vezes você já participou de reuniões pouco produtivas, ou saiu de uma reunião com a certeza de tempo perdido? Pode estar certo de que você não está perdido nesse oceano.
O facilitador, conforme vimos, garante que a reunião flua e atinja aos objetivos propostos.
Para exemplificar, vamos imaginar uma reunião de brainstorm. Basicamente boas práticas para esse tipo de reunião incluem:
Evitar julgamentos
Ter uma equipe multidisciplinar
Incentivar a colaboração
Concentrar-se na geração de ideias
Definir claramente um objetivo
Estabelecer um tempo
Perceba que para a reunião de brainstorm ser exitosa, é muito importante ter o líder do processo, ou seja, aquela figura neutra. Portanto, será do facilitador o papel de garantir o foco, o qual está totalmente ligado com a eficiência da coleta de ideias. Adicionalmente, claro, em uma reunião de brainstorm o facilitador deve fazer com que a experiência seja tranquila e agradável, estimulando também a participação de todos os envolvidos.
Processos de Inovação e Cocriação: como saber se preciso de um facilitador?
De modo geral, quando o objetivo é incentivar a inovação a figura do facilitador é importante pelos motivos que citei até aqui. Via de regra, temos alguns cenários nos quais esses profissionais são de extrema relevância:
Quando os resultados da reunião são fundamentais para o sucesso da organização.
Quando há uma decisão importante a tomar e é necessário reunir diversas perspectivas e explorar tópicos, questões ou ideias de maneiras diferentes.
Quando não há solução óbvia para um problema ou quando exista um desafio difícil, sendo necessária uma abordagem diferente ou uma solução criativa.
Quando a discussão da reunião é melhor orientada por uma parte neutra para gerar confiança e garantir o máximo de engajamento.
Basicamente, nos cenários acima, uma reunião sem um facilitador será tão eficaz quanto um time de futebol tentando ter um jogo sem um árbitro. Isso é ainda mais aplicável quando falamos em processos de tomada de decisão, em que um facilitador neutro é fundamental para o sucesso.
Já para processos de cocriação, a pergunta a se fazer é: “como podemos reunir pessoas diferentes e manter uma reunião produtiva para gerar soluções criativas?”. A figura do facilitador é a chave para responder à questão, pois será sua responsabilidade manter o foco, criar e manter um ambiente participativo, garantido, assim, uma reunião muito mais produtiva.
Espero que este artigo tenha sido útil para você.
Fique à vontade para compartilhá-lo com seus colegas e dividir comigo seus insights.
Será um prazer iniciarmos uma discussão sobre o assunto.
Até a próxima!